Lange nichts von DunkelArt gehört?

Dazu ein kleines Update…

Kurzfassung:

Wir haben eine Zeit lang unsere Onlinepräsenz eingeschränkt, da sich durch ein sehr anstrengendes Jahr viel Arbeit angehäuft hatte und wir uns auf die Abarbeitung konzentriert haben. Da wir das Ende des Auftragsberges in Sichtweite haben, werdet ihr in nächster Zeit wieder mehr von uns sehen/lesen: neue Shop Produkte (ab heute), Erweiterungen des Online-Konfigurators (ab morgen) und immer mal wieder Fotos von abgeschlossenen Auftragsarbeiten.

Alle offenen Projekte sollten übrigens ein Update per Mail erhalten haben. Wenn nicht schreibt bitte eine Mail an anfrage@dunkelart.de (Anfragen hier in FB machen wenig Sinn und verstoßen auch oft gegen die Datenschutz Grundverordnung)

Für die Zukunft werden wir Maßnahmen ergreifen um die Probleme der Vergangenheit möglichst zu vermeiden. Weniger freie Auftragsarbeiten, dafür aber mehr sofort verfügbare Produkte.

Langfassung:

Wenn es Dich interessiert, dann lese ab hier die Langfassung (viel Text):

2017 sind wir in eine neue, größere Werkstatt umgezogen, leider ging einiges dabei schief, so dass die Werkstatträume erst zu spät fertig wurden, das Dach war undicht, Strom instabil und wir wurden in einen Streit zwischen unserem Vermieter und dem Nachbarn hinein gezogen, der dazu führte, dass wir teilweise nicht mit Fahrzeugen an unsere Werkstatt heran kamen. Während der GroßCons hatten wir dann auch noch einen Unfall mit unserem Zugfahrzeug. Ende 2017 hatten wir das dann aber alles im Griff und freuten uns auf das neue Jahr.

2018 brachte uns dann aber im ersten Halbjahr knapp 150 Arbeitstage Ausfall durch Krankheiten. Neben der Grippe, die uns fast einen Monat lang lahmlegte, gab es auch sehr ernsthafte Krankheiten die auch psychisch sehr belastend für die Beteiligten waren. Zudem einige Todesfälle im engsten Familienkreis der Mitarbeiter. Für eine kleine Firma mit fünf Mitarbeitern, davon drei in Teilzeit, waren die Ausfälle einfach nicht kompensierbar, weswegen es uns schwer fiel und teils auch unmöglich wurde in annehmbaren Zeiten die Bestellungen auszuliefern, obwohl die jeweils verfügbaren Mitarbeiter bis zum Umfallen gearbeitet haben. Wir möchten uns hier nochmals für die entstandenen Verzögerungen entschuldigen.

Nach den GroßCons ging es dann ans Aufräumen und Abarbeiten der aufgestauten Aufträge. Ganz von Krankheitsausfällen blieben wir auch dann nicht verschont, was auch wegen der vorhergehenden Überlastung und verschleppten Krankheiten nicht wundert.

Während wir den Auftragsberg abarbeiteten, haben wir darauf verzichtet neue Produkte in den Shop zu übernehmen, Blog oder Facebook-Einträge zu schreiben, oder die Erweiterungen des Online-Konfigurators frei zu schalten. Aber mittlerweile haben wir den Auftragsberg soweit minimiert, dass wir in 14 Tagen wieder im grünen Bereich sein werden. Daher werden wir wieder vermehrt hier präsent sein.

Aber was wollen wir tun, um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden. Welche Probleme und Vorschläge zur Vermeidung gab es?

Ein Kunde meinte: solche Ausfälle muss eine Firma einkalkulieren. Leider geht das nicht. Wenn wir ca. 30% der geplanten Arbeitstage in einem Halbjahr ausfallen, dann kann man das nicht einkalkulieren oder kompensieren. Im Gegensatz zu anderen Berufsfeldern kann man nicht einfach zum Arbeitsamt gehen und sagen „wir brauchen mal gerade einen qualifizierten LARP-Waffenbauer“. Große Firmen haben da mehr finanziellen Puffer oder einen größeren Mitarbeiterstab den sie verteilen können. Eine Alternative wäre es die Preise extrem zu erhöhen.

Es gab auch Anmerkungen, dass man sich durch Todesfälle im engsten Familienkreis nicht so sehr beeinflussen lassen soll. Darauf möchte ich nicht eingehen.

Ein Weg den Auftragsberg nicht weiter anwachsen zu lassen, wäre es keine weiteren Aufträge anzunehmen, oder den Shop stillzulegen. Das haben wir teilweise gemacht, indem wir nur noch Standardprodukte im Shop hatten und kaum Auftragsarbeiten angenommen haben. Leider gab es auch Phasen, in denen wieder alle gesund waren, wir wieder Aufträge annahmen um dann einen wichtige Mitarbeiter für drei Monate an eine Krankheit zu verlieren.

Es gab auch Beschwerden, dass wir zu wenig informiert haben. Wenn man aber zu wenige Mitarbeiter hat, muss man sich entscheiden ob man informiert, oder Projekte abarbeitet. Wir haben versucht einen Mittelweg zu finden, der aber nicht immer funktionierte, da sich oft direkt nach der Info weitere Ausfälle gab. Leider klappt es auch nicht, wenn man z.B. in Facebook und Blog einen allgemeinen Hinweis platziert mit der Bitte sich etwas in Geduld zu fassen, da z.B, gerade zu viele Mitarbeiter krank sind. Tatsächlich führen solche Hinweise zu einer Flut an Rückfragen, die man dann leider erst recht nicht zeitnah beantworten kann.

Im Bereich der Standardprojekte unseres Shops hatten wir bei allen Produkten die Lieferzeiten entsprechend erhöht und auch den jeweiligen Grund genannt. Nahezu alle Produkte werden bei uns erst nach der Bestellung gebaut oder zumindest farblich angepasst. Z.B. gibt es bei einem Standard-Dolch einige hundert Varianten bzgl. Größe, Farbe und Symmetrie, die wir unmöglich auf Lager halten können. Die entsprechenden Lieferzeiten stehen bei den Produkten und auch in der Versandbestätigung und Rechnung. Leider sind sie scheinbar nicht auffällig genug. Oft hatten wir Bestellungen, bei denen nach ein paar Tagen schon gefragt wurde, wann endlich die Ware ankommt.

Missverständnisse gab es auch. Wenn man eine zu große Anzahl von Projekten gleichzeitig abarbeiten muss, schleichen sich Fehler ein. Teilweise beginnt dies auch schon bei der Kommunikation.

Die Spezialisierung der Mitarbeiter ist für ein effizientes Arbeiten in einer kleinen Firma sehr wichtig, andererseits folgt daraus eine Arbeitsaufteilung, die bei größeren und längeren Ausfällen zusammenbricht. Bei unserer aktuellen Firmengröße ist es aber schwer jede Tätigkeit mit mindestens zwei Personen zu besetzen,

Soweit zu den Problemen und externen Lösungsvorschlägen.

Welche Strategie werden wir nun also zur Vermeidung dieser Probleme einsetzen:

Dokumentation: Jeder unserer Mitarbeiter ist spezialisiert auf bestimmte Themen wie Waffenbau, Positivbau, Formbau, Chemie, Bauteileherstellung, Elektronik, 3D-Modellbau, Schildbau, Latexen, Lackieren, Einfärben/Airbrush, Materialkunde, Design, Produktentwicklung, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Marketing, Versand, Personalmanagement, Webserver, Online-Shop, Programmierung, Recht, Auftragsannahme, Bestellabwicklung, Veranstaltungsplanung und vieles mehr. Dahinter steckt neben der Erfahrung auch viel wissen, das besser dokumentiert werden muss. Z.B. hängen im Chemiebereich etwa 20 A4-Blätter, dicht gefüllt mit Tabellen, Mischungsverhältnissen etc. aber im Kopf der zuständigen Mitarbeiterin dürfte nochmal so viel Info stecken. Wir werden also unser Firmen-Wiki etwas aufmotzen und besser zugänglich machen. Z.B. über einen Touchscreen mit Stift in der schon erwähnten Chemieecke, da man dort normalerweise mit eingesifften Handschuhen arbeitet.

Modularisierung: Wir arbeiten an vielen Stellen schon modular und forcieren dies auch durch unseren Online-Konfigurator. Im Online-Konfigurator stellt ihr euch eure Wunschwaffe zusammen und nach der Bestellung gibt uns der Online-Konfigurator eine Bauanleitung mit Teileliste. Z.B. muss man im besten Fall für ein Schwerter nur die passende Klinge, das Parier, den Griff und den Knauf zusammen suchen, montieren und dann zur Farbgebung oder zur Modifikation (Scharten etc. ) weitergeben, bis es dann ggf. gelatext/lackiert und für den Versand fertig gemacht wird. Diese Modularisierung werden wir weiter voran treiben.

Arbeitsabläufe: Im Moment werden eingehende Aufträge noch manuell auf die Mitarbeiter verteilt. Hier werden wir unser Auftragssystem so erweitern, dass die Mitarbeiter morgens einfach schauen können, welche neuen Aufträge rein gekommen sind und diese dann sich selbst zur Abarbeitung markieren. Sobald der jeweilige Arbeitsschritt beendet ist, wird der Auftrag an den nächsten Mitarbeiter weiter gegeben, der sich dann um den nächsten Arbeitsschritt kümmert, bis die Waffe dann fertig ist und an den Versand übergeben wird. Dies spielt dann direkt in den nächsten Punkt:

Kommunikation: Da wir nicht in Fernost produzieren und die Produkte dann hier verkaufen und am nächsten Tag zusenden, sondern sie selbst produzieren, sind speziell bei Auftragsarbeiten die Lieferzeiten sehr lang. Natürlich wollen die Kunden wissen wie der aktuelle Stand ist. Für unser Büro bedeutet das derzeit die Anfrage des Kunden entgegen zu nehmen, dem Auftrag zuzuordnen, den Status der einzelnen Produkte der Bestellung heraus zu finden, den Mitarbeiter zu fragen wie lange die Fertigstellung noch dauert, dann Versandzeiten drauf zu addieren und dem Kunden die Info zu geben. Das ist ein großer Zeitaufwand. Das Wissen über den Status ist ggf. über mehrere Mitarbeiter verteilt oder ggf. auch in unserem Auftragssystem hinterlegt. Wir werden also eine einfache Benutzeroberfläche ins Auftragssystem integrieren, die es den einzelnen Mitarbeitern erleichtert den Status dort abzulegen. Außerdem werden wir das Auftragssystem mit dem Shopsystem verbinden, so dass die Kunden in ihrem Account jederzeit auf den aktuellen Status zugreifen können und wissen welcher Teil ihrer Bestellung wo in der Werkstatt in welchem Status ist. Hier können wir auch aktuelle Probleme, wie Mitarbeiterausfall oder Materialengpass anzeigen lassen. Dieses System wollen wir spätestens ab 1.1.2019 lauffähig haben.

Produktverfügbarkeit: Wir werden ab November nur noch die Produktkategorien „Sofort-verfügbar“, „Online-Konfigurator“ und „Auftragsarbeit nach Kundenwunsch“ haben. Die sofort verfügbaren Produkte im Shop, bisher eher der Einzelfall, werden aber ohne Auswahlmöglichkeit bzgl. Farbgebung und Maßen verfügbar sein. Dafür aber verlinkt zu dem jeweiligen Produkt im Online-Konfigurator mit entsprechend hohen Lieferzeiten. Zusätzlich wird es weiterhin Auftragsarbeiten geben, deren Anzahl werden wir aber stark reduzieren. Sofort verfügbare Produkte wird es ab heute Nachmittag im Shop geben. Eine weitere Erweiterung des Konfigurators wird morgen online gehen. Auftragsarbeiten werden ab November etwas teurer werden, da hier der Kommunikationsaufwand extrem hoch ist und die Kundenansprüche natürlich auch.

Veranstaltungen/Auslieferung: Wir werden die Abholung von Bestellungen auf Veranstaltungen deutlich reduzieren. Einerseits damit die Kunden die Waren vor den Cons haben und nicht darauf angewiesen sind wann wir ankommen, andererseits müssen wir auch das Volumen der auszuliefernden Waren reduzieren, da wir nur beschränkten Platz im Anhänger haben. Das wird auch dazu führen, dass wir die Annahme für Auslieferungen deutlich weiter vor den Veranstaltungen beenden. Wir werden aber auch vermehrt auf kleinere Veranstaltungen gehen und dort Waren aus dem Bollerwagen anbieten.

News aus der Werkstatt: Uns wurde in diesem Jahr klar, dass die wenigsten Kunden wissen wie klein oder groß DunkelArt ist. Einige Kunden denken DunkelArt besteht nur aus dem Inhaber (Ric), andere denken wir wären ein riesiges Unternehmen. Sehr wenige Kunden wissen was hinter dem LARPwaffenbau steht und wo die Unterschiede zu den günstigen Waffen liegen, die ihnen ein Bekannter unter der Hand verkauft. Daher werden wir in unregelmäßigen Abständen News aus der DunkelStatt (unsere Werkstatt) veröffentlichen. Also einerseits natürlich Produktinfos, aber vermehrt auch Infos zur Herstellung und der Arbeit unserer Mitarbeiter.

Es sind noch weitere Dinge geplant, aber irgendwann muss der Text ja enden. Wir werden euch aber auf dem Laufenden halten.